Onboarding czyli profesjonalny, usystematyzowany proces adaptacji nowych pracowników
w firmie - jak go wdrożyć, aby pracownicy zechcieli pozostać z nami na długo?

Co to jest onboarding?

Poświęciłeś wiele tygodni, może nawet miesięcy, przeglądając niekończące się stosy CV, prowadząc rozmowy rekrutacyjne z kandydatami i negocjacje z nimi, aby pozyskać dla swojej organizacji osoby z największym potencjałem (Talenty). Nie możesz się już doczekać, kiedy powitasz ich w waszej firmie, a oni nie mogą doczekać się momentu, gdy rozpoczną nowy etap swojego życia zawodowego. Proces rekrutacji jest bardzo ważny, ale nie mniej istotny jest sposób przyjęcia nowych pracowników w firmie. Właściwy onboarding to jedyny sposób, by nowi pracownicy łatwo i szybko zintegrowali się z zespołem i jak najszybciej efektywnie wykonywali swoje zadania.

Ale jak to dobrze zrobić? Nie martw się, profesjonalny onboarding nie jest aż tak trudny, jak mogłoby się wydawać. Mając odpowiednie narzędzia i zdając sobie sprawę ze wszystkich kwestii, które mają istotny wpływ na jakość i skuteczność tego procesu, jesteś w stanie sprawić, że twoi nowi pracownicy zaadaptują się w nowym miejscu w oka mgnieniu!

Dlaczego onboarding ma tak duży wpływ na biznes?

Chyba wszyscy znają powiedzenie, że firma jest tak dobra jak ludzie, którzy są w niej zatrudnieni. W dzisiejszych czasach, gdy „Talenty” stały się bardzo mobilne i nierzadko zmieniają pracę co 2-4 lata, szczególnie istotną kwestią stała się zdolność organizacji do zapewnienia warunków, w których nowi pracownicy z wysokim potencjałem, zaczną efektywnie wykonywać swoje obowiązki niemal od pierwszego dnia zatrudnienia. Badania przeprowadzone w setkach organizacji wskazują, że 90% spośród nich wierzy, że pracownicy już w pierwszym roku pracy w danej firmie podejmują decyzję, jak długo w niej pozostaną^[1]. Jednak nie chodzi tu wyłącznie o zatrzymanie pracowników w firmie – właściwy proces adaptacji w znaczący sposób wpływa na biznes w różnych obszarach. Spójrzmy na badania, które dostarczają interesujących danych, pokazujących czym różnią się firmy, które wdrożyły onboarding od takich, które jeszcze tego nie zrobiły:

• 91% pracowników przyjętych do organizacji pozostaje w niej, w porównaniu do 30% pracowników w firmach, w których takiego systemu nie wdrożono,
• 62% pracowników zatrudnionych w ciągu ostatnich 12 miesiącach zrealizowało swoje pierwsze cele w założonym czasie, w porównaniu do 17% pracowników w firmach, w których takiego systemu nie wdrożono,
• o 33% rocznie wzrasta poziom satysfakcji Menedżera ds. rekrutacji, w porównaniu do 3% wzrostu w organizacjach, w których takiego systemu nie wdrożono^[2].

Biorąc pod uwagę przytoczone fakty, trudno uwierzyć, że tylko 37% organizacji co najmniej dwa lata temu wdrożyło profesjonalny onboarding^[3]. Jeśli więc wasza firma szuka sposobu na uzyskanie przewagi konkurencyjnej, to pojawia się możliwość, aby HR miał realny, bezpośredni wpływ na sukces waszej organizacji.

Kluczowe elementy onboardingu

Zacznijmy od podstawowych założeń, które warunkują efektywny proces adaptacji. Onboarding to nic innego niż sposób, w jaki przyjmujemy i zapoznajemy z naszą firmą nowych pracowników. Adaptacja rozgrywa się w 4 obszarach, zwanych także 4C^[4]:

• Compliance (Procedury) – ten obszar to tzw. robota papierkowa i kwestie administracyjne, związane z zatrudnieniem nowego pracownika. Należy tu wziąć pod uwagę wiele różnorodnych zadań, zaczynając od konieczności dostarczenia
  i wypełnienia dokumentacji, aż do kwestii informatycznych np. potrzeby stworzenia pracownikowi adresu mailowego lub przypisania mu kont, loginów i haseł, które umożliwiają korzystanie z różnych narzędzi, które posiada wasza organizacja.
• Clarification (Zadania i cele) – ten obszar odnosi się do właściwego przedstawienia pracownikowi  (i zrozumienia przez niego) wyznaczonych mu zadań i oczekiwań. Oznacza to, że cele i zadania powinny być jasne nie tylko dla nowo zatrudnionej osoby, ale także dla jej przełożonego i członków zespołu, do którego dołączy.
• Culture (Kultura) – ten obszar, to formalne i nieformalne “zasad gry” w waszej organizacji, czyli to, w jaki sposób należy postępować i jak osiagać cele w waszej firmie.
• Connection (Relacje) – obszar odnoszący się do idei integracji z zespołem i z misją firmy, co sprawia, że nowo zatrudnione osoby czują się “częścią rodziny”.

Te 4C to klocki, z których buduje się  każdy programu onboardingu, choć nie w każdym programie wszystkie obszary są odpowiednio zaadresowane.

W zależności od poziomu zaawansowania programu adaptacji nowych pracowników, mówimy że realizują one którąś ze strategii:  istnieją programy pasywne, programy skoncentrowane na osobach z wysokim potencjałem oraz programy proaktywne. Czy potrafisz określić, na jakim poziomie jest obecnie twoja organizacja i jaką strategię realizuje?

Co się składa na efektywny onboarding?

Onboarding może znacząco różnić się w różnych organizacjach, ale wszystkie firmy mają jakiś rodzaj adaptacji - czasem jest to proces formalny, a czasem po prostu nieformalny. Jednak badania pokazują, że najbardziej skuteczne programy adaptacji, mają jasną strukturę oraz precyzyjnie określone cele dla nowo zatrudnionych, ich menedżerów i zespołu^[5].

• Poziom 1: Onboarding pasywny – organizacja w formalnym procesie adaptacji koncentruje się na Procedurach (Compliance). W bardzo niewielkim stopniu (i nie zawsze) podejmuje działania w obszarze Zadań i celów (Clarification), a obszary takie jak Kultura (Culture) czy Relacje (Connection) nie są w ogóle brane pod uwagę. Takie spojrzenie na onboarding nazywa się funkcjonalnym.
• Poziom 2: High Potential Onboarding – strategia i program adaptacji realizowane przez firmę odnoszą się do obszarów Procedur (Compliance) i Zadań i celów (Clarification), a także w pewnym stopniu dotykają pewnych aspektów Kultury (Culture) i Relacji (Connection).
• Poziom 3: Onboarding proaktywny -  organizacja w sposób uporządkowany i systematyczny obejmuje procesem wszystkie 4 kluczowe aspekty onboardingu.  Takie podejście do pracowników i do zarządzania talentami funkcjonuje tylko w 37% organizacji^[6].

Rodzaj onboardingu	(Procedury) Compliance	Zadania i cele (Clarification)	Kultura (Culture)	Relacje (Connection)
Pasywny	TAK	nieznacznie	nieznacznie /wcale	nieznacznie /wcale
Talenty/ HiPo	TAK	TAK	nieznacznie	nieznacznie
Proaktywny	TAK	TAK	TAK	TAK

 

Narzędzia umożliwiające efektywną adaptację nowych pracowników

Być może w twojej organizacji istnieje podręcznik, który przekazywany jest nowo zatrudnionym pracownikom lub macie całą masę formularzy do wypełnienia lub procesów, które należy przeprowadzić, aby mieć pewność, że wszystkie wymienione wyżej obszary są właściwie zaadresowane. Na ile jednak wasz obecny proces onboardingu skupia się na realizacji poszczególnych zadań i wytycznych, zamiast na pomocy nowym pracownikom w szybkiej i bezbolesnej integracji z ich nowym miejscem pracy? Czy zamiast martwić się kosztownymi i pochłaniającymi dużo czasu działaniami i programami, nie lepiej i łatwiej byłoby wprowadzić system, który bez problemu można zintegrować z obecnie działającymi systemami w waszej firmie? Badania pokazują, że co najmniej 68% organizacji działających na 3 (proaktywnym) poziomie onboardingu, używa do tego celu systemów online^[7].

Już czas powitać swoich nowo zatrudnionych pracowników w sposób, na jaki zasługują!

Tomasz Domański Intendi/ Talegent Zadzwoń: 729-391-430 Napisz: tdomanski@intendi.com.pl

Intendi/ Talegent