Struktury projektowe odgrywają coraz większą rolę w życiu firm, zwłaszcza na rynku usług. Małe i duże zespoły projektowe, mające na celu wytworzenie konkretnych produktów powstają, wykonują swoje zadania i są rozwiązywane w trakcie trwania stałych procesów operacyjnych firm lub też funkcjonują jako właśnie ta działalność operacyjna. Liczne oferowane na rynku szkolenia i kursy z zakresu zarządzania projektami dają mocne podstawy merytoryczne do prowadzenia skutecznych projektów. Często jednak okazuje się, że dla sprawnego działania struktury projektowej ważna jest nie tylko biegłość kierownika projektu w zakresie metodyki jego prowadzenia czy silne wsparcie ze strony organizacji. Coraz większy nacisk kładzie się na kompetencje społeczne menedżerów projektów, takie jak umiejętność komunikacji, współpracy, wywierania wpływu na innych czy nawet motywowania zespołu i negocjacji. Na barki kierownika projektu położona jest odpowiedzialność za zaangażowanie zespołu, odpowiedni przepływ informacji czy wypracowywanie porozumień z kontrahentami.

Będąc świadomymi zarówno potrzeb organizacji, jak i kierowników projektów w zakresie budowania społecznych kompetencji osób zarządzających projektami, konsultanci Intendi Consulting stworzyli autorski program kursu: Warsztat Społeczny Kierownika Projektu. Treści merytoryczne oraz ćwiczenia zaprojektowane zostały w zgodzie z najbardziej znanymi metodykami zarządzania projektami m.in. PRINCE2® i PMBok. Kurs składa się z cyklu 6 szkoleń - modułów.

  • Moduł 1 - Skuteczna komunikacja podstawą pracy projektowej
  • Moduł 2 - Zarządzanie czasem w projekcie, czyli nie tylko harmonogramowanie
  • Moduł 3 - Role i obowiązki w projekcie, czyli budowanie i motywowanie zespołu projektowego
  • Moduł 4 – Ludzka twarz kierownika projektu, czyli zarządzanie ludźmi w zarządzaniu projektem
  • Moduł 5 – Kierownik projektu jako skuteczny negocjator - postawa asertywna i wywieranie wpływu
  • Moduł 6 - Radzenie sobie ze stresem i wywieranie konstruktywnego wpływu na rzeczywistość projektową

Każde szkolenie koncentruje się na odmiennej tematyce, jednak zarówno treści, jak i problemy czy studia przypadków przewijają się przez cały cykl, dając możliwość zaobserwowania, w jaki sposób poszczególne sytuacje mogą wpływać na zachowania osób w zespole projektowym lub na zewnątrz projektu.
Każdy moduł zakłada 2 dni szkoleniowe[1].

 

Cele kursu

Moduł 1 - Skuteczna komunikacja podstawą pracy projektowej

Moduł 1 to wprowadzenie do cyklu od najbardziej podstawowego elementu interakcji z drugim człowiekiem, jakim jest komunikacja. Uczestnicy szkolenia rozwiną uniwersalne umiejętności komunikowania się werbalnego i niewerbalnego, poznają konkretne modele udzielania informacji zwrotnej czy asertywnego odmawiania. Poprzez wprowadzenie kontekstu pracy projektowej nabędą umiejętności komunikacyjne potrzebne do budowania efektywnej współpracy w zespole, delegowania grup zadań, prowadzenia spotkań, a także komunikowania się z interesariuszami zewnętrznymi projektu. W Module 1 wprowadzone zostały także elementy rozwoju umiejętności coachingu menedżerskiego, m.in. ćwiczenie umiejętności wypracowywania rozwiązań dla problemów i zagadnień projektowych dzięki metodzie GROW (goal – reality – options – wrap up).

Program szkolenia dopełnia część warsztatowa związana z kształtowaniem umiejętności identyfikacji typów osobowości innych osób i analizą własnego oraz dostosowywaniem swoich zachowań do potrzeb indywidualnych poszczególnych członków projektu. Umiejętność ta ma niebagatelny wpływ na kształtowanie postawy wzajemnej tolerancji w zespole.

Ostatnia część szkolenia odnosi się do „systemowych” rozwiązań komunikacyjnych w projekcie, czyli strategii komunikacji w projekcie. Uczestnicy rozwiną umiejętność projektowania i wdrażania strategii komunikacji, wywierającej pozytywny wpływ na przepływ informacji, a przez to na efektywność pracy zespołu projektowego.

 

Moduł 2 - Zarządzanie czasem w projekcie, czyli nie tylko harmonogramowanie

Dzięki treściom merytorycznym zawartym w Module 2 uczestnicy rozwiną umiejętności związane z planowaniem i organizowaniem pracy w projekcie, wspierającymi utrzymanie wskaźników efektywności projektu (jakości, kosztów i czasu). Kompetencja zarządzania czasem swoim i innych członków zespołu ma znaczenie nie tylko w harmonogramowaniu pracy projektowej, ale także przy rozdzielaniu zadań, ustalaniu celów czy priorytetów, ale przede wszystkim dla dostarczenia „produktów”, dla których projekt został zainicjowany. Rozwój tych umiejętności znacząco poprawia nie tylko efektywność całego zespołu projektowego, ale także wpływa pozytywnie na atmosferę pracy.

 

Moduł 3 – Role i obowiązki w projekcie, czyli budowanie i motywowanie zespołu projektowego

Kolejny, trzeci Moduł cyklu ma na celu rozwijanie umiejętności wspierających temat Organizacja, który w metodyce PRINCE2® odnosi się do rozdzielania ról, odpowiedzialności i obowiązków w zespole. Uczestnicy nabędą i rozwiną kompetencje umożliwiające budowanie zespołu projektowego w taki sposób, aby właściwie dobrać i efektywnie wykorzystać potencjał jego członków. Podkreślona będzie waga efektu synergii w zespole – takiego współdziałania jego członków, aby efekt był większy niż suma działań poszczególnych osób. Kierownicy nabędą wiedzę dotyczącą pobudzania pracy zespołowej w ten sposób, aby efekt ten uzyskać. Będzie to możliwe m.in. dzięki poznaniu teorii ról zespołowych, etapów budowania zespołu i dynamiki rozwoju zespołu.

Druga część szkolenia dotyczy motywowania członków zespołu projektowego. Uczestnicy nabędą wiedzę dotyczącą zasad motywowania i nagradzania, a także rozwiną umiejętności pozytywnego wpływania na zaangażowanie członków zespołu projektowego. W tym module kierownicy poznają kolejne elementy coachingu menedżerskiego, tym razem jednak w kontekście motywowania pracowników.

 

Moduł 4 – Ludzka twarz kierownika projektu, czyli zarządzanie ludźmi w zarządzaniu projektem

Tematyka modułu 4 skupia się na trzech obszarach zarządzania zespołem, niezwykle istotnych w przypadku struktur projektowych: budowaniu autorytetu kierownika, delegowaniu/ zlecaniu grup zadań oraz ich monitorowaniu i kontrolowaniu (także w zakresie realizowania przeglądów jakości). Uczestnicy kursu poznają metody wzmacniania swojego autorytetu w zespole projektowym, m.in. przeprowadzania motywującego expose, budowania relacji w zespole czy partycypacyjnego wypracowywania strategii projektowych. Rozwinięty zostanie temat delegowania i zlecania grup zadań. Dzięki usystematyzowaniu wiedzy oraz budowaniu na jej podstawie umiejętności delegowania zadań uczestnicy szkolenia nabędą kompetencję sprawnego i efektywnego rozdzielania zadań członkom zespołu, a także przekazywania ich w zrozumiały i jasny sposób. Dodatkowo kierownicy wzbogacą swój warsztat o kolejne techniki monitorowania i kontrolowania zadań, także konstruktywnego przeprowadzania przeglądów jakości.

 

Moduł 5  - Kierownik projektu jako skuteczny negocjator - postawa asertywna i wywieranie wpływu

Celem modułu 5 jest rozwinięcie postawy asertywnej u uczestników szkoleń w wymagającym i zmiennym środowisku projektowym. Kierownicy poznają prawa asertywności, nabędą umiejętność rozróżniania postawy asertywnej od uległej i agresywnej. Dzięki poznaniu konkretnych technik wzmocnią umiejętności asertywnego wyrażania opinii, odmowy, czy stopniowania reakcji na negatywne zachowania innych osób.

Budowanie postawy asertywnej jest podstawą do doskonalenia umiejętności negocjacji, których dotyczy druga część tego modułu warsztatowego. Uczestnicy poznają różne strategie negocjacyjne oraz strukturę procesu negocjacji, które pozwolą na rozwijanie umiejętności porozumiewania się z interesariuszami projektu, w taki sposób, aby osiągnąć swoje cele jednocześnie rozwijając współpracę. Kierownicy poznają zasady prowadzenia analizy interesariuszy w celu dostosowania do nich konkretnych stylów negocjacyjnych. Także w celu rozwijania umiejętności z tego zakresu uczestnicy w trakcie szkolenia poznają techniki wywierania wpływu na innych oraz dowiedzą się, w jaki sposób identyfikować i asertywnie opierać się niechcianemu wpływowi (np. socjotechnikom i manipulacjom) ze strony innych osób.

 

Moduł 6 - Radzenie sobie ze stresem i wywieranie konstruktywnego wpływu na rzeczywistość projektową

W module 6 praca skupia się na pogłębianiu samoświadomości uczestników dotyczącej reagowania w sytuacjach stresowych, zwłaszcza w sytuacjach „spiętrzeń” zawodowych (np. wielu zadań na ścieżce krytycznej). W tym celu uczestnicy poznają między innymi mechanizmy powstawania stresu, analizują najczęściej występujące w projektach sytuacje trudne i swoje sposoby reagowania na nie, a także dokonują autodiagnozy swojego stylu radzenia sobie w sytuacjach trudnych.

Kierownicy w trakcie szkolenia budują umiejętności redukowania stresu i radzenia sobie w sytuacjach trudnych, które mogą potencjalnie wystąpić w nawet najlepiej zarządzanym projekcie, takich jak: konflikty w zespole i z interesariuszem w projekcie, zmiany po stronie klienta/dostawcy, zmaterializowanie się ryzyka, przekraczanie tolerancji nałożonych na projekt, a także innych. Uczestnicy będą mieli także możliwość poznania własnych zasobów osłabiających wpływ stresu na działanie i zachowania, co wpływa wzmacniająco na umiejętność radzenia sobie z negatywnymi emocjami. Rozwinięty i pogłębiony zostanie także temat radzenia sobie z konfliktami w zespole projektowym. Uczestnicy poznają narzędzia metodyki, które wspierają zapobieganie i rozwiązywanie konfliktów (np. elementy Strategii komunikacji czy Strategii konfiguracji), a także techniki o charakterze interpersonalnym i psychologicznym.

Program kursu

Moduł 1

Skuteczna komunikacja podstawą pracy projektowej

  • Zasady efektywnej komunikacji interpersonalnej
  • Werbalne techniki komunikacyjne i techniki aktywnego słuchania
  • Komunikacja niewerbalna i jej istota
  • Udzielanie informacji zwrotnej - modele
  • Przekonywanie do zmian, asertywna odmowa
  • Prowadzenie spotkań, np. przeglądów jakości
  • Zawieranie kontraktu na wykonanie zadania
  • Coaching w pracy kierownika w projekcie
  • Metoda GROW jako metoda generowania rozwiązań dla zagadnień
    i problemów w projekcie
  • Typ osobowości a komunikacja i współpraca w zespole
  • „Systemowe” rozwiązania komunikacyjne w projekcie –projektowanie
    i wdrażanie strategii komunikacji w projekcie; techniki i narzędzia komunikacji w projekcie

Moduł 2

Zarządzanie czasem w projekcie, czyli nie tylko harmonogramowanie

  • Praktyczne aspekty planowania podporządkowanego osiągnięciu celów
    i produktów projektu
  • Analiza wykorzystania czasu swojego i pracowników w projekcie, wspierająca harmonogramowanie
  • Zasady planowania czasu własnego i pracowników w projekcie
  • Techniki ustalania celów wspierające zarządzanie etapowe i koncentrację na dostarczeniu produktów
  • Metody określania priorytetów zadań
  • Metody planowania czasu i pracy dla kierowników zespołów
  • Poziomy energetyczne w ciągu dnia a typ zadań
  • „Projektowe” pożeracze czasu i metody ich zwalczania

Moduł 3

Role i obowiązki
w projekcie, czyli budowanie
i motywowanie zespołu projektowego

  • Etapy kształtowania się i budowania zespołu
  • Cechy efektywnego zespołu projektowego
  • Zasady pracy zespołowej
  • Etapy pracy zespołowej i kształtowania się zespołu
  • Zjawiska psychologiczne w pracy zespołowej
  • Definiowanie ról i obowiązków w projekcie
  • Właściwe wykorzystywanie potencjału i cech osobowości członków zespołu
  • Czynniki motywujące do pracy i odpowiednie zadania dla różnych typów osobowości
  • Zasady motywowania (m.in. zasady nagradzania i karania) i zwiększania zaangażowania w zespole projektowym
  • Praca coachingowa z jednostkami i grupami (grupowego rozwiązywania problemów metodą GROW)

Moduł 4

Ludzka twarz kierownika projektu,
czyli zarządzanie ludźmi
w zarządzaniu projektem

  • Budowanie autorytetu i zaufania w zespole
  • Expose do zespołu projektowego
  • Zasady delegowania/ zlecania grup zadań
    -  Przygotowanie do delegowania zadań
    -  Wytyczanie zakresu zadania
    -  Określenie sposobu wykonania zadania
    -  Rozmowa delegująca
    -  Pomoc
    -  Ocena
  • Techniki kontroli i monitoringu efektów pracy członków zespołu, konstruktywne przeprowadzanie przeglądów jakości
  • Prowadzenie trudnych rozmów menedżerskich (rozmowa dyscyplinująca, oceniająca, separacyjna) w roli kierownika projektów

Moduł 5

Kierownik projektu jako skuteczny negocjator - postawa asertywna
i wywieranie wpływu

  • Istota asertywności, prawa asertywności
  • Techniki asertywnego wyrażania opinii
  • Asertywna odmowa
  • Technika stopniowania reakcji – asertywna „drabina” interwencji      
  • Pojęcie i istota negocjacji wokół meritum – model harvardzki negocjacji
  • Strategie negocjacji wobec różnych grup interesariuszy (elementy identyfikacji interesariuszy)
  • Struktura procesu negocjacji cz.1
    -   przygotowanie do negocjacji
    -   otwarcie negocjacji
    -   rozwinięcie negocjacji
  • Techniki wywierania wpływu
  • Asertywna obrona przez niechcianym wpływem, socjotechnikami
    i manipulacjami

Moduł 6

Radzenie sobie
ze stresem
i wywieranie konstruktywnego wpływu na rzeczywistość projektową

  • Poznanie mechanizmu powstawania stresu i jego źródeł w pracy projektowej (opóźnienia, ryzyka, zdarzenia, niedrożne kanały komunikacyjne, „wąskie gardła” – wiele zadań na ścieżce krytycznej),
    a także różnych strategii reagowania
  • Uświadomienie roli stresu w sytuacjach pracy projektowej np. przy materializowaniu ryzyk, przekraczaniu tolerancji dla projektu
  • Autodiagnoza stylu radzenia sobie ze stresem
  • Poznanie roli percepcji jako czynnika wyzwalającego reakcję stresową
  • Koncepcja właściciela problemu a redukcja stresu i unikanie stresorów
    w projekcie
  • Poznawcze i behawioralne strategie radzenia sobie ze stresem własnym i podległego zespołu w sytuacji materializowania ryzyka projektowego
  • Ćwiczenia i techniki redukcji stresu
  • Zapoznanie z czynnikami osłabiającymi wpływ stresu
  • Asertywność a radzenie sobie ze stresem
  • Mechanizmy powstawania konfliktów w zespołach projektowych, typy konfliktów
  • Sposoby i techniki rozwiązywania konfliktów
  • Zapobieganie konfliktom w pracy projektowej - narzędzia, wspierające zapobieganie i rozwiązywanie konfliktów (np. elementy strategii komunikacji, strategii konfiguracji)

 

W trakcie kursu i po jego zakończeniu oferujemy indywidualne sesje coachingowe z uczestnikami, mające na celu wesprzeć ich we wdrażaniu nabytych umiejętności do codziennej pracy projektowej.

 

Grupa docelowa

Kierownicy i koordynatorzy projektów, zarówno początkujący, jak i doświadczeni.

Warunki wstępne dla uczestnictwa w kursie

Doświadczenie w pracy projektowej w roli członka zespołu projektowego lub kierownika projektu/ kierownika zespołu. Mile widziana znajomość metodyk zarządzania projektami PRINCE2® i/lub PMBok.

Korzyści

Dzięki odbyciu pełnego kursu uczestnicy:

  • poznają mechanizmy grupowe i ich wpływ na jakość pracy zespołu projektowego
  • rozwiną umiejętność komunikacji i współpracy z zespołem projektowym, a także będą potrafili kształtować te umiejętności wśród członków zespołu
  • wzmocnią uniwersalne umiejętności komunikacyjne, takie jak udzielanie informacji zwrotnej, prowadzenie spotkań, a także umiejętność dopasowywania komunikatu do odbiorców
  • poznają podstawowe techniki pracy coachingowej z jednostkami i zespołami
  • zbudują i rozwiną umiejętność identyfikowania osób o różnych typach osobowości i dowiedzą się w jaki sposób najefektywniej pracować z danymi typami oraz jak zagospodarować ich potencjał w zespole projektowym
  • wzmocnią umiejętność planowania i organizowania, a przez to efektywnego wykorzystania czasu pracy swojego i podległych pracowników
  • poszerzą wiedzę i wzmocnią umiejętności z zakresu stawiania celów, ustalania priorytetów, zlecania zadań/ grup zadań kierownikom zespołu, a także ich monitorowania, oceny i kontroli
  • wzbogacą wiedzę i umiejętności z zakresu budowania efektywnego zespołu projektowego, a także skutecznego motywowania jego członków, wzmacniania ich identyfikacji z grupą i zaangażowania
  • wzmocnią postawę asertywną, a także poznają techniki asertywnej komunikacji – wyrażania opinii, odmawiania
  • udoskonalą swoje umiejętności wywierania wpływu i negocjacji z określonymi grupami interesariuszy
  • rozwiną umiejętność radzenia sobie z negatywnymi emocjami, zwłaszcza ze stresem powstałym na skutek zdarzeń w projekcie, poznają techniki redukowania stresu własnego oraz podległych pracowników, a także identyfikowania i konstruktywnego rozwiązywania konfliktów

 

 

Rozwijanie umiejętności „miękkich” kierowników projektów pozwoli między innymi na:

  • usprawnienie procesów komunikacji w projektach oraz współpracy między osobami zaangażowanymi w projekt, a także środowiskiem zewnętrznym (kontrahentami, organizacją)
  • bardziej konstruktywne wykorzystanie metodyki PRINCE2®, w kontekście społecznym i organizacyjnym
  • pełniejsze wykorzystanie zasobów firmy, np. zasobów ludzkich dzięki odpowiedniemu doborowi zespołu projektowego czy zasobów czasowych dzięki lepszej organizacji pracy
  • budowanie efektu synergii w pracy zespołu projektowego
  • polepszenie atmosfery pracy w zespołach projektowych, a także samopoczucia jego członków
  • pełniejsze wykorzystanie doświadczeń z prowadzonych projektów podczas kolejnych
  • wzmocnienie motywacji i satysfakcji z wykonywanej pracy kierowników projektów oraz podległych mu członków zespołu


[1] Możliwa jest także wersja 1-dniowych modułów szkoleniowych, zakładających uszczuplenie programu